Tổng vụ là gì? Đây hẳn là câu hỏi được nhiều người quan tâm khi tìm hiểu ngành nghề này. Thực chất đây là công việc có vai trò và nhiệm vụ quan trọng trong công ty. Vậy công việc của họ là gì, cần những kỹ năng nào? Hãy cùng tìm hiểu thực hư nhé!
Tìm hiểu nhân viên tổng vụ là gì?
Có thể hiểu một cách tổng quát, tổng vụ là hành chính tổng hợp bao gồm tất cả những công việc liên quan đến hành chính văn phòng của công ty hay doanh nghiệp.
Nhân viên tổng vụ là người chịu trách nhiệm lớn trong bộ phận nhân sự như tuyển dụng, phúc lợi nhân viên, chế độ lương thưởng… Bên cạnh đó, nhân viên tổng vụ còn có nhiệm vụ kiểm soát các công việc thu chi và quản lý các công việc thu chi, quản lý các khâu trong bộ phận xuất nhập khẩu.
Công việc chính của tổng vụ là gì?
Nhân viên tổng vụ họ không làm việc cố định trong một bộ phận nào cả, mà luôn có sự liên kết với nhiều phòng ban, bộ phận khác nhau. Chính vì vậy mà tổng vụ cần phải có cái nhìn bao quát và linh hoạt trong công việc của mình. Cụ thể đó là:
- Nắm bắt và kiểm soát số lượng nhân sự trong công ty, đồng thời làm các báo lên cấp trên.
- Triển khai các hoạt động tuyển dụng nhân sự, trực tiếp chuẩn bị hợp đồng lao động cho nhân viên, làm các thủ tục bảo hiểm, giải đáp mọi thắc mắc của nhân viên…
- Tính lương, thưởng và các khoản phụ cấp, chế độ hàng tháng cho toàn bộ nhân viên công ty.
- Lên kế hoạch, kết hợp với các bộ phận khác để tổ chức các hoạt động trong công ty.
- Thực hiện và kiểm soát việc mua, bổ sung các thiết bị văn phòng phẩm, thực hiện thanh toán các khoản chi phí của công ty hàng tháng như tiền mạng, tiền điện, phí điện thoại, chi phí đi lại, vận chuyển hàng hoá…
- Thực hiện các thủ tục hành chính và đàm phán với các đối tác của công ty…
Nhân viên tổng vụ cần có những kỹ năng nào?
Bởi đặc thù công việc rộng và liên quan đến nhiều bộ phận nên nhân viên tổng vụ đòi hỏi nhiều kỹ năng chuyên môn và kiến thức để có thể hoàn thành tốt công việc. Cụ thể, kỹ năng của tổng vụ là gì?
Kiến thức
- Về pháp luật: vì công việc liên quan đến hợp đồng lao động, chế độ đãi ngộ, lương thưởng, bảo hiểm cho nhân viên nên họ cần có những am hiểu nhất định về luật pháp để tạo nên một bản hợp đồng chính xác cho nhân sự. Đồng thời sẽ giải thích mọi thắc mắc của nhân viên.
- Về ngoại ngữ: tổng vụ cần có khả năng ngoại ngữ ở mức cơ bản để có thể giao tiếp với các đối tác nước ngoài hoặc hỗ trợ cho các công việc đặc thù khác.
Kỹ năng
- Kỹ năng giao tiếp: vì công việc liên quan đến nhiều người, nhiều phòng ban nên đòi hỏi rất nhiều ở khả năng giao tiếp tốt. Điều này sẽ giúp công việc được thực hiện thuận lợi và hiệu quả hơn.
- Kỹ năng quản lý thời gian: Tổng vụ cần có khả năng kiểm soát thời gian và sắp xếp công việc một cách khoa học vì khối lượng công việc nhiều và ở nhiều hạng mục.
- Kỹ năng làm việc nhóm: Đối với nhân viên tổng vụ thì đây là kỹ năng rất quan trọng. Vì bản chất đây là công việc tiếp xúc nhiều với các nhân sự, nên việc làm việc nhóm tốt sẽ giúp bạn xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Kinh nghiệm
Công việc của một nhân viên tổng vụ đòi hỏi họ phải làm việc với nhiều bộ phận như hành chính văn phòng, nhân sự… Nên kinh nghiệm làm việc tại các văn phòng, văn thư, trợ lý, thư ký sẽ hỗ trợ cho công việc của tổng vụ một cách hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, sự cầu tiến và thái độ làm việc nghiêm túc sẽ là những đặc điểm giúp bạn thành công hơn với công việc này.
Những thông tin trên đây chúng tôi đã chia sẻ đến bạn tổng vụ là gì và những vấn đề xoay quanh công việc này. Rất hy vọng rằng với những kiến thức này sẽ giúp bạn có thêm hiểu biết về ngành nghề này và có quyết định, lựa chọn đúng đắn cho công việc mà mình theo đuổi.